La modalità più opportuna e consigliata per la riunione degli organi sociali è quella a distanza.
Il decreto legge 125 del 2020 ha prorogato fino al 31 dicembre la possibilità, disposta dall’art.73, c.4 del Decreto “Cura Italia”, di tenere le riunioni degli organi sociali degli enti non profit in videoconferenza, anche qualora tale modalità non sia espressamente contemplata nello statuto.
Un’associazione può quindi, fino al 31 dicembre 2020, svolgere le riunioni in videoconferenza, nel rispetto però di criteri di trasparenza e tracciabilità, che si concretizzano nel:
• rendere noti a tutti i partecipanti i diversi punti all’ordine del giorno della riunione, mettendo a disposizione la relativa documentazione;
• permettere al presidente dell’organo di accertare la regolarità della costituzione della riunione, identificando in modo certo i partecipanti, oltre che di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare i risultati delle votazioni;
• permettere ad ogni partecipante di poter seguire in modo adeguato la discussione, intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti e alla votazione (principio di simultaneità);
• informare i partecipanti dello strumento scelto per realizzare la riunione in videoconferenza (ad esempio skype, hangout, zoom, ecc.), e delle modalità con cui potervi accedere.
Tutte queste informazioni devono essere rese note in modo dettagliato nella convocazione dell’organo, al fine di consentire la partecipazione effettiva di tutti i componenti.
Una volta riunito l’organo, dovranno ovviamente essere rispettati gli ordinari quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto.
(Fonte: CSVnet – Cantiere terzo settore)