{"id":12813,"date":"2021-02-04T18:12:24","date_gmt":"2021-02-04T17:12:24","guid":{"rendered":"http:\/\/www.centroorizzontelavoro.it\/?p=12813"},"modified":"2021-02-04T18:14:06","modified_gmt":"2021-02-04T17:14:06","slug":"assemblee-online-le-regole-per-non-sbagliare","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.centroorizzontelavoro.it\/index.php\/2021\/02\/04\/assemblee-online-le-regole-per-non-sbagliare\/","title":{"rendered":"ASSEMBLEE ONLINE, LE REGOLE PER NON SBAGLIARE"},"content":{"rendered":"

Modalit\u00e0 sempre pi\u00f9 diffusa viste le restrizioni dovute all\u2019emergenza epidemiologica in corso, per essere eseguita correttamente deve seguire specifiche indicazioni su gestione, convocazione e validit\u00e0 di partecipazione.<\/span>
\nDi Arsea srl, 19 Gennaio 2021<\/span>
\nIn questo periodo pandemico ci stiamo tutti abituando, bene o male, a partecipare alle riunioni in via telematica, ivi incluse le assemblee associative. Questa possibilit\u00e0 pu\u00f2 essere espressamente regolamentata dallo statuto (soluzione consigliata se dovete modificare lo statuto ma con l\u2019avvertenza che se lo fate per implementare i requisiti del codice del Terzo Settore, tale modifica preclude la possibilit\u00e0 alle organizzazioni gi\u00e0 iscritte nei registri delle associazioni di promozione sociale, organizzazioni di volontariato e Onlus di avvalersi del quorum dell\u2019assemblea ordinaria), ma \u00e8 in ogni caso concessa fino al 31 marzo 2021 dal Decreto milleproroghe come strumento di prevenzione nella diffusione del Covid 19.<\/span>
\nCome gestire l\u2019assemblea?<\/span>
\nIn primo luogo, \u00e8 necessario verificare se statuto o regolamento assembleare intervengono in materia, nel qual caso sar\u00e0 ovviamente necessario seguire le relative indicazioni. In assenza di precetti, \u00e8 possibile seguire i seguenti suggerimenti.<\/span>
\nCome convocare l\u2019assemblea?<\/span>
\nL\u2019associazione che prevede come esclusiva modalit\u00e0 di convocazione l\u2019affissione dell\u2019avviso in sede non potr\u00e0 ovviamente limitarsi a questa modalit\u00e0, considerato che le sedi associative sono per lo pi\u00f9 chiuse per impossibilit\u00e0 di svolgere le attivit\u00e0. In ogni caso \u00e8 sempre e comunque preferibile accompagnare a questa modalit\u00e0 di convocazione, ritenuta valida dall\u2019Agenzia delle entrate nazionale ma contestata da alcuni Uffici locali, modalit\u00e0 di comunicazione dirette individualmente ai soci come la trasmissione della mail di convocazione, la trasmissione postale della convocazione per lettera, il ricorso alla messaggistica.<\/span>
\nSalva diversa indicazione statutaria non \u00e8 in ogni caso obbligatorio il ricorso alla raccomandata o alla circostanza che si utilizzi la posta elettronica certificata, strumento di cui dovranno essere in possesso gli enti del Terzo settore per legge \u2013 a seguito del funzionamento del registro unico nazionale del Terzo settore – e le associazioni sportive che non siano anche enti del Terzo settore nei casi in cui a richiederlo sia l\u2019organismo sportivo affiliante.<\/span>
\nNel verbale dell\u2019organo amministrativo (consiglio direttivo, consiglio di amministrazione, giunta per citare le locuzioni normalmente adottate), organo normalmente deputato alla convocazione dell\u2019assemblea, sar\u00e0 inoltre necessario verificare i soci che devono essere convocati in assemblea.<\/span>
\nLo statuto potrebbe infatti contemplare tra le cause di esclusione o decadenza del socio la morosit\u00e0 dello stesso per omesso versamento del contributo associativo annuale: in questo caso \u00e8 necessario verificare la procedura statutariamente indicata, fatta salva l\u2019opportunit\u00e0 in ogni caso di anticipare il provvedimento di esclusione con solleciti, anche collettivi, al versamento del dovuto.<\/span>
\nSar\u00e0 inoltre necessario verificare se i soci minorenni partecipano all\u2019assemblea con diritto di parola ma non di voto, se partecipano con diritto di voto (situazione astrattamente possibile con riferimento ad argomenti che non possano essere fonte di responsabilit\u00e0 a loro carico), o se partecipano e vengono rappresentati nell\u2019esercizio del diritto di voto dal genitore\/tutore che ha sottoscritto la domanda di ammissione (soluzione di fatto richiesta se l\u2019associazione si qualifica come associazione di promozione sociale per indirizzo del Ministero del Lavoro, suffragato dalla Cassazione intervenuta sul concetto di democraticit\u00e0 in una associazione sportiva dilettantistica).<\/span>
\nCosa specificare nella convocazione?<\/span>
\nNella convocazione si rende necessario specificare oltre alla data, l\u2019ora e all\u2019ordine del giorno, il luogo di convocazione fisico e le modalit\u00e0 di partecipazione: l\u2019assemblea potrebbe essere svolta sia con presenza fisica che a distanza, potrebbe essere fatto ricorso anche a pi\u00f9 di una modalit\u00e0 di partecipazione a distanza cumulando tutti gli strumenti indicati nella norma quali il voto per corrispondenza, la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione che consentono un collegamento audio-video (come le varie forme di videoconferenze), le piattaforme audio-video passive purch\u00e9 accompagnate dalla possibilit\u00e0 di intervenire a distanza tramite ad esempio mail o telefono e di votare in via telematica e le conference call, vale a dire un collegamento audio continuo con la partecipazione ed il voto telefonico quando per esempio i soci sono pochi e si conoscono tra di loro.<\/span>
\nTra i vari strumenti ritenuti idonei, la videoconferenza \u00e8 sicuramente il mezzo di comunicazione pi\u00f9 accessibile e che facilita la comunicazione e la interazione tra pi\u00f9 persone dislocate in luoghi differenti, permettendo lo scambio di immagini, di dati, di documenti e\/o dialoghi e consentendo l\u2019interazione e la comunicazione a persone dislocate in diversi luoghi come se le stesse si trovassero in uno stesso luogo.<\/span>
\nL\u2019essenziale in ogni caso \u00e8 che sia identificabile il socio che partecipa e che sia assicurato il suo diritto di voto.<\/span>
\nNel caso di assemblea con l\u2019utilizzo di mezzi di telecomunicazione si pone il problema di quali possano essere gli effetti sullo svolgimento e la validit\u00e0 dell\u2019assemblea di eventuali difficolt\u00e0 o interruzioni del collegamento telematico. Occorre distinguere il caso d\u2019impossibilit\u00e0 di collegamento audio-video fin dall\u2019inizio della riunione assembleare, dall\u2019ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori.<\/span>
\nNel primo caso, se l\u2019impossibilit\u00e0 di collegamento audio-video \u00e8 presente fin dall\u2019inizio della riunione, e appaia manifesta l\u2019impossibilit\u00e0 di risolvere il malfunzionamento tecnico in tempi congrui, l\u2019assemblea non pu\u00f2 costituirsi ed \u00e8 opportuno procedere alla sua riconvocazione per deliberare validamente sui punti all\u2019ordine del giorno, a meno che non si tratti di assemblea di prima convocazione e nell\u2019avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione. In tal caso non sar\u00e0 necessaria la riconvocazione e l\u2019assemblea potr\u00e0 avere luogo nella data di seconda convocazione.<\/span>
\nNell\u2019ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori assembleari, il presidente pu\u00f2 sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all\u2019interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l\u2019interruzione. Nel caso in cui, invece, l\u2019interruzione causata da malfunzionamento dei mezzi di telecomunicazione si protragga e non sia possibile rimediare in tempi congrui al difetto di collegamento, \u00e8 possibile sciogliere l\u2019assemblea per impossibilit\u00e0 di funzionamento, con la conseguente necessit\u00e0 di riconvocazione, facendo eventualmente salva la parte di lavoro svolta e le delibere gi\u00e0 approvate oppure rinviare l\u2019assemblea ad altra data per la sua prosecuzione.<\/span>
\nIn alcuni casi si potrebbe ricorrere anche al voto per corrispondenza, mediante l’invio di una scheda di voto, predisposta in modo da garantire la riservatezza del voto fino allo scrutinio e contenente l’indicazione dell\u2019associazione che l\u2019ha predisposta, degli estremi della riunione assembleare, della generalit\u00e0 del titolare del diritto di voto e delle proposte di deliberazione, l’espressione del voto, la data e la sottoscrizione. Il voto sar\u00e0 espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione.<\/span>
\nSeguendo per analogia le regole previste per le societ\u00e0 quotate, la scheda su cui \u00e8 espresso il voto per corrispondenza deve pervenire all\u2019associazione entro il giorno precedente l’assemblea. Ovviamente questa procedura richiede un maggior lavoro preparatorio in quanto tutte le proposte di deliberazione, incluse quelle che vengono normalmente poste in assemblea, \u00e8 necessario che siano formulate prima della data fissata per lo svolgimento della stessa e adeguatamente pubblicizzate, fatta salva la possibilit\u00e0 in capo ai soci, nel caso di modifiche o integrazioni delle proposte di deliberazione sottoposte all’assemblea, di scegliere se confermare il voto gi\u00e0 espresso, modificarlo o anche revocarlo.<\/span>
\nPer quanto concerne il luogo fisico della sede assembleare, si ritiene che sia necessario indicarlo perch\u00e9 aspetto richiesto dal Codice civile (art. 2366 c.c.) per le assemblee societarie e le norme relative alle societ\u00e0 si possono applicare in via analogica alle associazioni quando compatibili. Si ritiene quindi che il luogo fisico sia quello dove si trova il segretario estensore (Consiglio notarile di Milano – massima n. 187 dell’11\/3\/2020) che non deve rappresentare necessariamente il luogo in cui si trova anche il presidente dell\u2019assemblea o dell\u2019associazione, qualora coincidano.<\/span>
\nCome \u00e8 possibile dimostrare la partecipazione dei soci alle assemblee telematiche?<\/span>
\nL\u2019assemblea dovr\u00e0 essere debitamente verbalizzata. Si consiglia sempre di indicare all\u2019interno del verbale alternativamente nome e cognome dei soci presenti oppure il numero dei soci presenti quando sia possibile far firmare il verbale ai soci, anche come allegato registro presenze. Nelle assemblee telematiche \u00e8 possibile avvalersi degli strumenti di tracciamento della presenza offerti dalla piattaforma telematica o, nel caso in cui si disponga del consenso al trattamento dell\u2019immagine da parte dei soci, \u00e8 possibile effettuare lo screenshot dei presenti qualora sia possibile condividere tutti i relativi schermi: lo screenshot sar\u00e0 quindi allegato al verbale come registro presenze.<\/span>
\nNel verbale, infine, qualora non sia previsto da statuto lo svolgimento dell\u2019assemblea a distanza, sar\u00e0 opportuno specificare \u201cAssemblea tenuta con modalit\u00e0 telematica per rispettare i protocolli anti Covid 19\u201d.<\/span>
\nArsea srl – Cantiere terzo settore (Fonte: CSVnet)<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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